Thursday, September 7, 2017

Pengembangan Sistem Informasi Administrasi Sekolah Pada SMK Muhammadiyah Ambarawa

A.      Latar Belakang Masalah
Penggunaan komputer pada aktivitas bisnis yang ditunjang dengan tersedianya berbagai software telah menjanjikan berbagai transaksi bisnis dan penyediaan informasi yang mudah, efektif dan efisien.Pada awalnya para pelaku bisnis hanya mengandalkan pemecahan masalah dengan bantuan teknologi komputer semata.Saat ini, teknisi dan programmer menjadi andalan para pelaku bisnis untuk menciptakan suatu sistem informasi yang mampu memecahkan masalah-masalah bisnis tertentu. Tetapi di sisi lain, para pelaku bisnis ini seringkali memahami kelebihan dan keterbatasan teknologi komputer sehingga pada saat penggunaannya mereka sering mengalami kesulitan.
SMK Muhammadiyah Ambarawa merupakan salah satu instansi pendidikan yang selalu berusaha meningkatkan kualitas pelayanan pendidikan dari waktu ke waktu. Saat ini, sistem pengelolaan administrasi siswa pada SMK Muhammadiyah Ambarawa masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan penumpukan kertas, keterbatasan berbagi data, ketidaksamaan data dan kurangnya integritas data. Pelayanan yang diberikan kepada orang tua murid pun menjadi tidak maksimal dikarenakan kemungkinan dalam ketidakakuratan data.Sulitnya membuat laporan yang diperlukan perperiode yang diinginkan, karena sistem manual tidak dapat menghasilkan secara cepat dan akurat.Untuk itu perlu sistem informasi agar dapat memperoleh kesempatan-kesempatan yang tidak dapat dimiliki oleh pengguna sistem manual.
Hal ini menjadi perhatian penulis untuk mengembangkan sistem pada SMK Muhammadiyah Ambarawa tempat dimana penulis melakukan riset yang selama ini masih menggunakan sistem manual dan belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi dalam melakukan segala transaksinya.Kemudian membuat rancangan sistem informasi administrasi yang nantinya dapat digunakan dalam membantuk menyelesaikan permasalahan administrasi keuangan khususnya dalam hal penagihan yang sifatnya berkala juga penyediaan layanan informasi keuangan yang lebih baik kepada pelanggan dalam hal ini adalah orang tua murid. Untuk itu penulis mengambil judul : “PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK SEKOLAH PADA SMK MUHAMMADIYAH AMBARAWA”.
B.       Identifikasi Masalah
Dari latar belakang masalah yang telah dikemukakan diatas, masalah dapat di identifikasi sebagai berikut :
1.      Terjadi penumpukan kertas, keterbatasan sharing data, terjadi ketidaksamaan data dan kurangnya integritas data
2.      Sulitnya membuat laporan setiap periode
3.      Pelayanan kepada orang tua murid kurang maksimal
C.      Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut :
1.      Dengan masih menggunakan sistem manual maka akan menyebabkan penumpukan kertas, keterbatasan berbagi data, ketidaksamaan data dan kurangnya integritas data.
2.      Pelayanan yang diberikan kepada orang tua murid tidak maksimal dikarenakan kemungkinan dalam ketidakakuratan data.
3.      Sulitnya membuat laporan yang diperlukan perperiode yang diinginkan, sistem manual tidak dapat menghasilkan secara cepat dan akurat.
Berdasarkan kondisi yang ada, permasalahannya adalah :
1.      Bagaimana merancang sistem informasi administrasi yang terkomputerisasi, yang dapat mempermudah dan mempercepat, mulai dari penagihan pembayaran SPP dan non SPP kepada orang tua murid.
2.      Bagaimana merancang sistem informasi administrasi yang terkomputerisasi, yang dapat mencetak laporan sesuai dengan laporan sesuai dengan kebutuhan yang berkala.
D.      Tujuan Penelitian          
1.      Dapat membantu pihak sekolah dalam memperbaiki sistem yang telah ada, dengan harapan pengolahan data dan penyajian informasi yang selama ini dilakukan secara manual dapat dipermudah dengan dibuatnya rancangan sistem yang terkomputerisasi.
2.      Merancang sistem informasi untuk dapat mencetak laporan yang diperlukan yang sifatnya  berkala. Seperti laporan penerimaan dan laporan tunggakan.
E.       Manfaat Penelitian
1.      Bagi Penulis
a.       Untuk menambah wawasan penulis
b.      Untuk dapat memahami perancangan dan pengembangan sistem informasi serta dapat mengaplikasikannya
c.       Untuk menerapkan ilmu yang telah didapat selama kuliah di Program Studi Sistem Informasi Perguruan Tinggi Dian Cipta Cendikia Lampung
2.      Bagi Sekolah
a.       Tersedianya sistem informasi administrasi siswa yang dapat memberikan kemudahan dalam proses pencatatan data murid, penagihan, pembayaran, pencatatan penerimaan sampai dengan proses pembuat laporan yang sifatnya berkala.
b.      Membantu dan meningkatkan kinerja bagian administrasi.
c.       Membantu meningkatkan layanan terhadap orang tua murid dan siswa.
F.       Kegunaan Hasil
Dari hasil yang penelitian yang dilakukan maka menghasilkan sebuah program aplikasi yang nantinya dapat membantu bagian administrasi dalam melakukan pekerjaannya.
G.      Tinjauan Pustaka
1.      Fungsi Administrasi Siswa
Ada beberapa fungsi tata usaha sekolah yang menunjang kegiatan sekolah yaitu :
a.       Pelayanan kepada pimpinan sekolah
Dalam menjalankan tugas, Kepala Sekolah banyak memerlukan data dan keterangan untuk berbagai kepentingan antara lain :
ü  Mengevaluasi kegiatan siswa
ü  Membina profesi guru
ü  Membantu mengatasi kesulitan belajar siswa
ü  Menjawab pertanyaan orang tua siswa
ü  Mengambil keputusan
b.      Bantuan kepada guru
Dalam hubungan dengan siswa, peranan guru sangat besar.Memang tugas utamanya mengajar, tapi dalam menghadapi makhluk hidup yang mempunyai karakteristik bermacam-macam mempunyai kesulitan tersendiri. Sehingga perlu pendekatan yang tidak sama terhadap siswa, karena kebutuhannya berlainan. Untuk membantu guru agar dapat mengkonsentrasikan dirinya dalam menjalani tugas-tugasnya, perlu diberi bantuan sehingga beban tugasnya menjadi lebih ringan. Bantuan kepada guru yang dapat diberikan oleh administrasi siswa antara lain :
ü  Data tentang siswa dan latar belakangnya
ü  Data kehadiran
ü  Data kelas
c.       Pelayanan kepada siswa
Penyediaan sarana belajar tidak lain agar siswa dapat tumbuh dan berkembang sebagai suatu pribadi secara keseluruhan yang lengkap melalui perubahan tingkah laku sebagai hasil proses pembelajaran.
Untuk dapat memenuhi kepentingan siswa, sekolah berkewajiban mengenal setiap diri anak sebagai siswa yang menjadi asuhannya. Guru perlu mengetahui taraf kemajuan dan perkembangan siswa dengan persis. Caranya dengan menyediakan segala macam data dan keterangan yang objektif.Untuk melayani data dan keterangan ini diperlukan tempat pengumpulan, penyediaan dan pengelolaan agar dapat memberikan informasi yang objektif kepada pihak-pihak yang memerlukan. Inilah peran administrasi siswa dalam membantu kelangsungan proses pembelajaran.
d.      Menyediakan Berbagai Keperluan bagi Kelancaran Pengajaran
Dengan menyediakan segala keterangan yang diperlukan dalam pengajaran baik yang diperlukan oleh guru maupun siswa, proses pembelajaran dapat berjalan dengan lancar.Misalnya kepada guru, tata usaha menyediakan dokumen tentang siswa, kemajuan belajar sebelumnya, latar belakang siswa dan sebagainya. Kepada siswa tata usaha dapat memberikan bantuan sarana belajar seperti buku paket, alat-alat dan media belajar yang akan digunakan siswa. Selain itu yang harus disediakan adalah fasilitas fisik material yang menunjang kelancaran proses mengajar guru dan siswa. Dengan demikian baik guru maupun siswa dapat mengkonsentrasikan kegiatannya kepada pelajaran.
2.      Peranan Sistem Informasi Dalam Pendidikan
Salah satu bidang yang mendapatkan dampak yang cukup berarti dengan perkembangan sistem ini adalah bidang pendidikan, dimana pada dasarnya pendidikan merupakan suatu proses komunikasi dan informasi dari pendidik kepada peserta didik yang berisi informasi-informasi pendidikan, yang memiliki unsur-unsur pendidik sebagai sumber informasi, media sebagai sarana penyajian ide, gagasan dan materi pendidikan serta peserta didik itu sendiri. Pada sistem informasi administrasi siswa cakupan informasi yang dicapai antara lain : data akademik, transaksi pembayaran, seperti : pembayaran buku pelajaran, tabungan dan biaya lain-lain. Dengan adanya sistem informasi administrasi siswa sehingga dapat membantu pihak-pihak yang terkait yaitu bagian administrasi untuk memudahkan dalam melakukan proses transaksi pembayaran dan pengolahan data informasi.
H.      Metode Penelitian
Untuk mendapatkan data-data yang dapat menunjang skripsi ini, penulis menggunakan beberapa metode yaitu sebagai berikut :
1.        Metode Pengumpulan Data
a.       Wawancara
Penulis melakukan serangkaian tanya jawab dan wawancara pada bagian-bagian yang berhubungan dengan masalah yang terkait, untuk mengetahui masalah-masalah yang menjadi kendala bagi para personil tersebut.
b.      Observasi
Penulis melakukan pengamatan langsung ke bagian administrasi dengan melihat cara kerja sistem yang telah ada untuk memperoleh gambaran pelaksanaan sistem yang sedang berjalan.
c.       Kepustakaan
Metode ini dilakukan dengan cara memperlajari berbagai bentuk bahan-bahan tertulis seperti buku-buku penunjang kajian, majalah, catatan-catatan maupun referensi lain yang bersifat tertulis yang berhubungan langsung dengan teori yang penulis susun.
2.        Metode Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang penulis gunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah dengan menggunakan siklus hidup pengembangan sistem atau System Development Life Cycle (McLeod.2001) model iterasi dengan pendekatan terstruktur, berbasiskan pada proses.  

I.         Hipotesis
Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka hipotesis tindakan yang digunakan dalam penelitian ini adalah “Dengan adanya komputer maka proses administrasi siswa akan lebih efektif dan akurat dibandingkan dengan proses administrasi yang manual”.








J.          Jadwal Penelitian
Kode Aktifitas
Aktifitas
Waktu (Hari)
Kegiatan Sebelumnya
A
Perencanaan
11
-
B
Analisis
25
A
C
Desain
28
B
D
Pengkodean
30
C
E
Pengujian
9
D






Kode
Aktifitas
Waktu (Hari)
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
I
II
III
IV
I
II
III
IV
I
II
III
IV
I
II
III
IV
I
II
III
IV
I
II
III
IV
I
II
III
IV
A
Perencanaan
11




























B
Analisis
25




























C
Desain
28




























D
Pengkodean
30




























E
Pengujian
9




























No comments:

Post a Comment