Friday, December 22, 2017

Membuat Label Undangan di MS Word 2010

1. Membuat Daftar Penerima Undangan

Langkah pertama membuat label undangan di MS Word 2010, terlebih dahulu kita buat dulu daftar penerima undangan. Jika pada posting sebelumnya menggabungkan dari data yang sudah ada (dari tabel Word atau Excel) kali ini kita membuat langsung dengan menu yang ada. Data ini berformat Microsoft Access dan untuk membuat serta meng-entry datanya tidak perlu membuka ms access secara langsung.
Buka halaman baru Microsoft Office Word 2010.

Cutom address list
Pada tab menu Mailings klik Select Receipients pilih menu Type New List…, mucullah kotak dialog New Address List, klik tombol Customize Columns… Pada kotak dialog Customize Address List klik tombol Delete lalu klik Yes untuk menghapus judul kolom yang ada, lakukan sampai semua Field Names habis, karena kita akan membuat yang baru dengan versi kita sendiri.
Add Field
Setelah Field Names kosong, sekarang kita membuat kolom list sendiri dengan klik tombol Add… Pada kota Type a name for your fiels ketik “Nama” lalu klik OK. Lakukan sekali lagi dengan nama fiels “Alamat”. Jika sudah selesai akhiri dengan klik tombo OK pada kota dialog Customize Address List.
New Address List
Ketik nama dan alamat teman yang diundang pada kolom Nama dan Alamat, ketik tombol Tab untuk melanjutkan ke baris berikutnya.
List Undangan
Jika sudah selesai klik tombol OK. Muncul kotak dialog Save Address List yang berfungsi untuk memberi nama file daftar undangan dan menyimpannya. Contoh iOu! memberi nama “List Undangan” dan menyimpannya di My Documents\My Data Sources dengan tipe file (Save as type) Microsoft Office Address Lists). Akhiri dengan klik tombol Save.
Jika ingin mengedit daftar undangan klik Edit Recipients List, pilih nama file pada kotak Data Source lalu klik tombol Edit…
Edit Recipiests List

2. Membuat Label Undangan

Klik menu Labels pada tab menu Mailings di Microssoft Office Word 2010. Muncul kotak dialog Envelopes and Labels, klik tombol Options… Pada kotak dialog Label Options klik tombol New Labels… Kini kita akan bekerja di kotak dialog Labe Details untuk setting custom label.
Setting label ini disesuaikan dengan kebutuhan label yang akan kita gunakan. Contoh:
Label name: Label 103 Untuk memberi nama label yang akan dibuat
Top margin: 0,6 cm Jarak antara sisi atas kertas dengan label
Side margin: 0, 15 cm Jarak antara sisi kiri kertas dengan label
Vertical pitch: 3,3 cm Tinggi label berikut jarak dengan label pada baris berikutnya
Horizontal pitch: 6,6 cm Lebar label berikut jarak dengan label pada kolom berikutnya
Label height: 3,1 cm Tinggi label
Label width: 6,3 cm Lebar label
Number across: 3 Jumlah label ke samping
Number down: 4 Jumlah label ke bawah
Page size: A4 (21 x 29,7 cm) Ukuran kertas untuk setting printer dipilih A4

Label Details

Setting label details selesai, klik OK
di kotak Product number: pada Label Options, pilih “Label 103” yang telah kita buat sebelumnya lalu klik tomblo OK.
Klik tombo New Document pada kotak dialog Envelopes and Labels. Inilah tabel dengan ukuran yang sesuai dengan label. Pada setiap kotak tabel tersebut nantinya akan dimunculkan nama dan alamat undangan.


3. Menghubungkan data list dengan label undangan

Pada halaman baru yang biasanya diberi nama secara default Label 1, 2  dst klik lagi tab menu Mailings.
Select Data Source
Klik Select Recipients pilih menu Use Existing List… pada kotak dialog Select Data Source pilih data list yang telah dibuat selebemnya, contoh: data yang dipilih dengan nama “List Undangan” yang disimpan di Libaries\Documents\My Data Sources lalu klik tombol Open

4. Memasukkan data ke label

Pastikan kursor berada di kotak pertama tabel. Klik menu Insert Merge Field lalu pilih Nama, Enter.
Biasanya di baris berikutnya diberi kata "di", agar kata "di" ini hanya muncul pada saat record nama terisi, klik menu Rules, pilih If...Then...Else... Pada kotak dialog Insert Word Filed: If pada Field Name pilih "nama" pada Comparison: pilih Is Not Blank, pada kotak Insert this text: ketik “di”, enter klik OK, Enter.
Klik Insert Merge Field pilih Alamat
Insert merge field

Lakukan hal yang sama untuk kotak berikutnya dan seterusnya dengan menyimpan kursor setelah ‹‹Nama››.

Agar pada kotak selanjutnya muncul record data berikutnya (record kedua dan seterusnya) Di kotak selanjutnya kecuali kotak kesatu (kotak paling kiri atas), simpan kursor sebelum field ‹‹Nama››, klik menu Rules pilih Next Record.

Singkatnya lakukan langkah seperti ini:
Pada kotak 1 :
1. Klik menu Insert Merge Field, pilih Nama. Enter.
2. Klik menu Rules, pilih If...Then...Else... Field name: pilih Nama. Comparison: pilih is not blank. Insert this text: ketik di. Klik OK. Enter.
3. Klik menu Insert Merge Field, pilih Alamat.

Pada kotak 2 dan seterusnya (kecuali kotak 1/ kecuali kotak kiri atas)
Klik menu Rules, pilih Next Record.
Lalu lakukan langkah 1, 2 & 3 seperti pada kotak 1.

Untuk mempermudah melakukan format kotak yang lainnya lakukan copy & paste dari kotak 2. Pilih semua isi kotak 2, lakukan kombinasi tombol keyboard Ctrl + C (Copy), pindahkan kursor ke kotak 3 lakukan kombinasi tombol keyboard Ctrl + V (Paste). Lakukan paste pada kotak selanjutnya hingga selesai.

Jadi isi kotak format field-nya akan nampak kurang lebih seperti berikut:

Kotak 1
‹‹Nama››
di
‹‹Alamat››

Kotak 2 dan seterusnya
‹‹Next Record››‹‹Nama››
di
‹‹Alamat››

Setelah semua kotak terisi dengan field nama, “di”, dan alamat klik menu Preview Results
Preview Results

Kita dapat men-setting tata letak seperti pada pengeditan tabel biasa. Untuk melihat data berikutnya gunakan menu navigasi yang ada di sebelah kanan menu Preview Results dan untuk menyelesaikan penggabungan dengan mencetaknya menggunakan menu Finish & Merge.
Membuat label undangan di MS Word 2010 ini menggunakan metode penggabungan data memanfaatkan fasilitas mail merge, pada prinsipnya sama dengan menggabungkan data melalui mail merge dari file ms word maupun excel.
Jika masih ada kekurangan mohon maaf. Silahkan memberikan komentar jika ada yang tidak dimengerti, saya akan jawab semampunya.
Bukan untuk menggurui tapi hanya mendokumentasikan pengalaman sambil berbagi.

No comments:

Post a Comment